Ce este factura proformă?
Factura proformă este un document comercial, nu unul fiscal. Se emite înainte de prestarea serviciului sau livrarea bunului și funcționează ca o ofertă de preț sau ca o cerere de plată în avans.
Caracteristici cheie ale facturii proformă:
- ❌ Nu se înregistrează în contabilitate
- ❌ Nu generează obligații fiscale (TVA, impozit pe profit)
- ❌ Nu se transmite în SPV ANAF prin e-Factura
- ❌ Nu are regim de numerotare obligatoriu
- ✅ Este un document comercial care angajează moral ambele părți
- ✅ Poate conține TVA estimat (informativ)
Important: Proforma nu este factură fiscală și nu are valoare contabilă sau juridică. Este un instrument comercial, nu un document oficial.
Ce este factura fiscală?
Factura fiscală (sau factura „normală") este documentul oficial care atestă că o tranzacție comercială a avut loc. Este singurul document care contează fiscal și contabil.
Caracteristici cheie ale facturii fiscale:
- ✅ Se înregistrează obligatoriu în contabilitate
- ✅ Generează obligații de TVA (dacă ești plătitor)
- ✅ Trebuie transmisă în SPV ANAF prin e-Factura (B2B)
- ✅ Are numerotare secvențială obligatorie
- ✅ Constituie dovadă legală a tranzacției
- ✅ Stă la baza deducerilor fiscale ale clientului
Diferențe esențiale: proformă vs factură fiscală
| Caracteristică | Proformă | Factură fiscală | |---|---|---| | Valoare fiscală | Nu | Da | | Înregistrare contabilă | Nu | Da | | Transmisă în e-Factura SPV | Nu | Da (obligatoriu B2B) | | Generează TVA de plată | Nu | Da (dacă plătitor TVA) | | Numerotare obligatorie | Nu | Da, secvențial | | Dovadă legală a tranzacției | Nu | Da |
Când emiti proformă și când emiti factură fiscală?
| Situație | Document corect | |---|---| | Cerere de plată în avans, înainte de livrare | Proformă | | Ofertă de preț acceptată | Proformă | | Comandă confirmată, plată urmează | Proformă | | Serviciu prestat complet / produs livrat | Factură fiscală | | Avans încasat efectiv | Factură fiscală de avans | | Finalizare contract cu regularizare avans | Factură fiscală finală | | Anulare sau corecție factură anterioară | Factură storno |
Fluxul corect cu avans — pas cu pas
Acesta este fluxul recomandat atunci când lucrezi cu plăți în avans:
Pasul 1 — Emiti proformă
Trimiți clientului proforma cu suma totală. El o folosește intern pentru aprobarea plății.
Pasul 2 — Clientul plătește avansul
Primești suma parțială în cont (ex: 50% din total).
Pasul 3 — Emiti factură de avans
Imediat după încasare, emiți o factură fiscală de avans pentru suma primită. Aceasta se transmite în e-Factura SPV ANAF.
Pasul 4 — Prestezi serviciul / livrezi produsul
Finalizezi lucrarea sau livrarea conform contractului.
Pasul 5 — Emiti factura finală
Emiti factura fiscală finală pentru întreaga valoare, din care scazi avansul deja facturat. Aceasta se transmite de asemenea în e-Factura SPV ANAF.
Greșeală frecventă: Mulți antreprenori emit proforma, primesc avansul și nu emit factură de avans. Aceasta este o eroare fiscală — banii intrați în cont fără factură de avans creează probleme la control ANAF.
Proforma și e-Factura — ce trebuie să știi
Proforma nu se transmite prin e-Factura în SPV ANAF. Sistemul e-Factura acceptă doar:
- Facturi fiscale (tip 380)
- Facturi de avans
- Facturi storno / credit note (tip 381)
Transmiterea unei proforma prin e-Factura este incorectă și poate crea confuzii în sistemul ANAF.
Cum emiti proformă și factură fiscală cu SpokInvoice?
SpokInvoice gestionează complet ambele tipuri de documente:
- Proformă — emitere în câteva secunde, PDF profesional cu datele tale fiscale
- Conversie automată — transformi proforma în factură fiscală cu un singur click
- Factură de avans — generată automat când înregistrezi o plată parțială
- Factură finală — calculează automat restul de plată după scăderea avansului
- e-Factura SPV — transmiterea automată în ANAF pentru toate facturile fiscale
→ Încearcă SpokInvoice gratuit — primul an fără niciun cost.
Întrebări frecvente
Q: Proforma are termen de valabilitate? Nu există un termen legal. De obicei, firmele specifică în text un termen de valabilitate (ex: „Oferta este valabilă 30 de zile").
Q: Clientul poate deduce TVA de pe proformă? Nu. Deducerea TVA se face doar pe baza facturii fiscale, nu a proformei.
Q: Trebuie să am serie și număr pe proformă? Nu este obligatoriu legal, dar este recomandat pentru urmărirea internă a documentelor.
Q: Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește după proformă? Proforma nu creează obligații legale de plată. Dacă ai nevoie de protecție juridică, ai nevoie de un contract sau factură fiscală (cu scadență și penalități).
Resurse utile pentru afacerea ta
VoSmart — primul cenzorat cu AI din România, dedicat asociațiilor de proprietari. Digitalizează complet activitatea de cenzorat: rapoarte automate, verificarea listelor de întreținere, conformitate Legea 196/2018.
SpokApp — ecosistemul de aplicații pentru afaceri românești din care face parte SpokInvoice. Soluții complete de digitalizare pentru firme mici și mijlocii.